构建多媒体信息网络系统进行档案管理，是实现档案信息化的重要方式，是我国档案管理工作适应现代化发展要求的重要表现，对于档案管理的效率和质量提升有着极为重要的意义。但实际上部分地区单位在认识水平和员工素质等方面存在不足，使这项工作的开展存在一定局限。因此，下文对档案管理多媒体信息化网络系统构建的方法、要求和意义进行了探讨，希望可以促进有关人员提升对该工作的重视，为实际的档案信息化建设提供有效指导。

一、档案管理多媒体信息网络系统构建的意义

（一）减少管理成本，提升管理效率

一方面，该系统的建设改变了传统的现实化的文档存储的形式，将相关档案变成信息化数据传送储存在网络上，有效避免了现实存储不当对档案造成的破坏、遗失等问题，延长了档案的保存时限。在保证存储效果的同时，改变了以往传统档案管理对于空间的占用，促进了更大规模的档案保存与管理。另一方面，利用信息化系统，相关管理人员可以方便地进行档案整理、分类、提取等工作，以往的的材料提取、签发、承办、建档等都可以利用计算机等多媒体设备在网络上实时进行，有效地提升了单位工作的效率。

（二）促进档案分析效率，强化档案保密性

利用多媒体信息网络档案管理系统，档案管理人员可以将数据化的档案信息进行大数据提取、统计、分析等操作，利用大数据技术，为相关工作决策等提供有效参考。同时，该系统的建设更加重视对于档案管理安全性的建设，重视通过加密技术、防火墙技术等，对系统中的档案进行安全性管理建设，从而强化对档案信息的保护，与以往的系统相比，能够更加有效地预防黑客、网络病毒等侵扰[1]。

二、档案管理多媒体信息网络系统构建的要求

（一）提升整体建设认识

档案管理多媒体信息网络系统构建，是一项工作量较大且需要较多资金投入的项目。并且在管理的过程中，需要与各个部门进行协调和沟通。因此，要促进这一系统构建的效果，就必须使建设单位从整体上，全面提升对于该工作重要性的认识。使领导重视起来，分配充分资金提供建设保障；使员工重视起来，提升建设操作的质量和效率；使各部门重视起来，形成良好协作，共同助力该系统的建构。

（二）重视员工素质

负责该系统实际建构的员工素质与质量，是关系着最终档案管理信息化建设效果的关键因素。因此，就要求相关单位在实际执行该项工作时，重视员工的技能水平与思想素质。通过建设出一支高水平的建设与管理队伍，从而确保员工能够积极自觉地进行高效率的建设，确保员工熟练进行相关设备与软件的使用操作，真正实现员工的专职化，促进实际管理取得良好成效。

（三）完善管理制度，保障档案管理效果

管理制度的完善主要涉及到两个方面，即档案管理多媒体信息网络系统建设过程中的监管制度建设，和该系统应用时的员工操作监管制度建设。前者的重点是对建设使用的设备、选择的软件等进行监督，从而保障最终多媒体信息化系统建设的质量。后者则主要关注档案管理人员的工作效率与效果，对员工行为形成制度化的规范，进而避免档案信息管理低效、信息泄露等情况发生，保障档案的安全性。

三、档案管理多媒体信息网络系统构建的方法

（一）进行总体规划

档案管理多媒体信息网络的建构，是一个系统化的工程，涉及的建设工作内容较为复杂，包括有应用系统、基础设施、安保体系、人才队伍等建设[2]。并且，档案管理工作涉及到文书档案和孤儿档案等多方面的内容，关系到档案信息的录入、保密、传输、管理等工作，在实际管理中，就需要对系统的功能进行细分。因此，在这样的状况下，就需要我们建立一个整体性的宏观规划。综合考虑到单位的发展战略、系统的作用需求、操作的便捷等等问题，并通过细致的调查和反复的论证，进一步对宏观框架进行细致化的工作细分与规划，促进建设中各部门的协调。在有计划地科学指导下，稳步实现档案管理的多媒体信息网络系统建构。

（二）规范应用软件和技术

在档案管理多媒体信息网络系统构建时，需要应用到许多系统软件以及相应的网络化技术。因此软件以及技术选择和应用的质量，就会对系统构成后使用的效果起到巨大的影响。在软件的选择上，建设时可以依据中央组织部颁布的《信息结构体系》等文件，在其指导下根据本单位建设需求进行选择[3]。在技术的应用上，主要需要关注档案信息数据库建设、档案数字化信息转化技术、档案信息网络化传输技术等。对于数据库的建设，要保障相关信息的全面化。现代化的档案信息与以往单一的文字档案相比，更多了图像、视频等等形式，因而在建设数据库时，要考虑到丰富形式信息的管理调用存储等问题，选取多媒体数据库。对于数字化信息转化工作，要求我们选择性能更优的设备，保障录入信息的高质量，从而方便下一步的编辑与保存。对于信息的传输，要促进相关网站的建设，并及时对软件以及设施等进行升级，从而保障传输的效率和质量。